Referenz
Informationen zugänglich machen, wo sie gebraucht werden.
Horst Zimmermann verbindet Dokumentenmanagement und mobilen Informationszugriff: Unterlagen, E-Mails und Vorgänge stehen auch außerhalb des Büros im Zusammenhang bereit.
Die Aufgabe
In einem Unternehmen für Kälte- und Klimatechnik werden Informationen nicht nur am Büroschreibtisch benötigt. Dokumente, E-Mails und die jeweiligen Vorgänge sollen im Zusammenhang verfügbar sein.
Die Lösung
Im Einsatz sind die ELO ECM Suite und der mobile Zugriff darauf. Dokumenten- und E-Mail-Prozesse sind so gestaltet, dass Informationen im jeweiligen Vorgang bereitstehen — im Büro wie unterwegs.
Was das Projekt zeigt
Der Nutzen einer zentralen Informationsbasis liegt nicht nur im Archiv. Relevant ist, dass berechtigte Mitarbeitende Unterlagen im Arbeitskontext erreichen können. Die konkrete Gestaltung muss sich an Dokumentenarten, Rollen und Einsatzsituationen orientieren.
Übertragbar auf andere Vorhaben
Ein Dokumentenprojekt sollte den mobilen und fachlichen Zugriff von Anfang an mitdenken. Welche Geräte, Rechte und Informationen tatsächlich benötigt werden, ist gemeinsam zu klären.
Haben Sie eine ähnliche Aufgabe?
Wir betrachten mit Ihnen, wo Informationen heute liegen und an welchen Stellen sie im Arbeitsalltag fehlen.
Was soll bei Ihnen einfacher werden?
Erzählen Sie uns von Ihrer Aufgabe. Gemeinsam klären wir, welcher nächste Schritt zu Ihrem Unternehmen passt.