Ein DMS einführen: zuerst den Arbeitsalltag verstehen.

Mit einer konkreten Aufgabe beginnen

Beschreiben Sie einen typischen Vorgang. Welche Dokumente entstehen? Wo kommen sie an? Wer arbeitet damit? Und wann ist die Aufgabe abgeschlossen? So wird sichtbar, ob das Problem vor allem in der Suche, der Ablage oder dem Ablauf liegt.

Struktur und Berechtigungen gemeinsam betrachten

Eine Aktenstruktur ist nur hilfreich, wenn sie zu den Aufgaben passt. Gleichzeitig darf nicht jede Person alles sehen. Legen Sie fest, welche Rollen Informationen brauchen und wie Vertretungen funktionieren sollen. Besonders sensible Inhalte benötigen eine bewusst geprüfte Behandlung.

Die führenden Systeme benennen

Ein DMS steht selten allein. Kundendaten können im CRM, Buchungen im ERP und Personalstammdaten im HR-System liegen. Klären Sie, welche Anwendung welche Information verantwortet. Erst danach lässt sich entscheiden, was übertragen, verknüpft oder nur angezeigt werden soll.

Die Migration nicht auf einen Dateikopiervorgang reduzieren

Bestehende Ordner enthalten oft Dubletten, uneinheitliche Namen und veraltete Inhalte. Entscheiden Sie, was übernommen werden soll, welche Metadaten benötigt werden und wie die Zuordnung geprüft wird. Ein Testbestand hilft, Aufwand und Qualität realistisch einzuschätzen.

Den Erfolg vorher beschreiben

Ein gutes Ziel kann sein, dass berechtigte Personen eine bestimmte Dokumentart im richtigen Kontext finden und den Bearbeitungsstand erkennen. Wählen Sie Kriterien, die sich im Test prüfen lassen. Pauschale Versprechen wie vollständige Automatisierung sind dafür weniger geeignet.

Mit einem Pilot lernen

Ein abgegrenzter Bereich ermöglicht es, Struktur, Suche, Rechte und Schulung in der Praxis zu testen. Die Erfahrungen fließen anschließend in den nächsten Schritt ein.

Ihre Vorbereitung für ein erstes Gespräch

Hilfreich sind ein Beispielprozess, einige typische Dokumente ohne unnötige personenbezogene Daten und eine Übersicht der beteiligten Systeme. Ein fertiges Lastenheft ist für den Einstieg nicht erforderlich.