Vom Rechnungseingang zur nachvollziehbaren Freigabe.

Wenn Rechnungen durch zu viele Postfächer wandern

Eine Rechnung kommt per E-Mail, eine weitere als strukturierte Datei, eine dritte wird eingescannt. Anschließend beginnt die Suche nach Bestellbezug, zuständiger Person und Freigabe. Ein digitaler Prozess führt diese Informationen zusammen.

So kann Ihr Ablauf aussehen

Rechnungen werden über die vereinbarten Eingangskanäle aufgenommen. Die benötigten Angaben werden ausgelesen oder übernommen und anschließend geprüft. Sachliche und kaufmännische Freigaben folgen Ihren Zuständigkeiten. Nach Abschluss werden Daten und Dokumente an die vorgesehenen Systeme übergeben.

ELO Invoice bildet den fachlichen Rechnungsprozess ab. Für die Erfassung unterschiedlicher Dokumente kann ELO DocXtractor ergänzen. Ob und wie eine Anbindung an Ihr ERP- oder Finanzsystem erfolgt, klären wir anhand der konkreten Umgebung.

Ausnahmen gehören zum Prozess

Fehlende Angaben, abweichende Beträge, Vertretungen oder abgelehnte Freigaben dürfen nicht in einem Nebenprozess verschwinden. Wir betrachten diese Fälle bereits bei der Gestaltung. Statusansichten und Fristen unterstützen die Bearbeitung, ersetzen aber nicht Ihre fachlichen Kontrollen.

Ein sinnvoller erster Schritt

Bringen Sie typische Rechnungsbeispiele, Ihre Freigaberegeln und eine Übersicht der beteiligten Systeme mit. Daraus entwickeln wir gemeinsam einen abgegrenzten Einstieg.