Die passende Signatur beginnt beim Dokument.

Zuerst den Vorgang beschreiben

Wer soll was unterzeichnen? Geht es um eine interne Bestätigung oder einen Vertrag mit externen Beteiligten? Wie wird die Identität der Person festgestellt? Und welcher Nachweis soll später verfügbar sein? Diese Fragen bestimmen den Prozess.

Signaturstufen nicht als bloße Paketnamen behandeln

Die smoodiSign-Unterlagen unterscheiden einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Die Auswahl sollte nicht nur nach Bedienkomfort erfolgen. Ob ein Verfahren für den konkreten Zweck geeignet ist, muss fachlich und gegebenenfalls rechtlich geprüft werden.

Schriftform ist eine gesonderte Frage

Soweit die elektronische Form eine gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form ersetzen kann, ist die Regelung in Paragraf 126a BGB relevant. Daraus folgt keine allgemeine Aussage, dass jede digitale Unterschrift für jedes Dokument ausreicht. Gesetzliche Ausnahmen und andere Formvorgaben sind zu beachten.

Den Ablauf bis zur Aufbewahrung planen

Einladungen, Identifikation, Unterzeichnung, Status und die Ablage des fertigen Dokuments sollten zusammen betrachtet werden. Ebenso wichtig sind fehlgeschlagene Zustellungen, abgebrochene Vorgänge und die spätere Nachprüfbarkeit.

Die Produktkonfiguration passend bestätigen

Bei smoodiSign sind Funktionen und Signaturverfahren paketabhängig. Eine qualifizierte Signatur ist nach den bereitgestellten Unterlagen nicht automatisch in jedem Paket enthalten. Aktuelle Verfügbarkeit, Zusatzleistungen und Kosten müssen vor der Umsetzung bestätigt werden.

Hinweis

Dieser Text dient der Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Eignung des konkreten Verfahrens ist vor dem Einsatz zu prüfen.