Eine hohe Erkennungsrate ist noch kein fertiger Geschäftsprozess.

Einen klaren Dokumententyp wählen

Starten Sie mit einer Aufgabe, die sich abgrenzen lässt. Welche Angaben werden benötigt? Welche Dokumente kommen häufig vor? Welche Varianten sind schwierig? Ein Pilot sollte die reale Vielfalt nicht durch ausschließlich einfache Beispiele ausblenden.

Vier Ebenen getrennt bewerten

Zunächst muss das Dokument lesbar sein. Danach muss sein Typ erkannt werden. Anschließend werden relevante Daten extrahiert. Erst dann folgt die fachliche Verarbeitung. Ein gutes Ergebnis in einer Ebene beweist noch nicht, dass alle weiteren Schritte zuverlässig funktionieren.

Nachbearbeitung mitmessen

Wie oft muss eine Person eingreifen? Wie lange dauert die Prüfung? Welche Fehler bleiben unbemerkt? Und wie wirkt sich ein Fehler auf den Folgeprozess aus? Diese Fragen sind für die Entscheidung oft wichtiger als eine einzelne zusammengefasste Prozentzahl.

Trainings- und Prüfbeispiele unterscheiden

Dokumente, mit denen ein System angepasst wurde, sollten nicht die einzige Grundlage der anschließenden Bewertung sein. Ein gesonderter Prüfbestand hilft, Ergebnisse realistischer einzuordnen. Zusammensetzung und Grenzen des Tests sollten dokumentiert werden.

Die Übergabe nicht vergessen

Erkannte Daten müssen in das richtige System gelangen. Dazu braucht es Feldzuordnungen, Plausibilitätsregeln und Fehlerbehandlung. Ebenso sind Datenzugriff, Betriebsmodell und die Verantwortung für laufende Änderungen zu klären.

Plattform und Fachprozess zusammenbringen

ELO DocXtractor und ABBYY Vantage setzen unterschiedliche Schwerpunkte in der Dokumentenverarbeitung. Welche Variante geeignet ist, sollte anhand des Zielprozesses und eines nachvollziehbaren Tests entschieden werden.